Ada yang marah kalau menerima e-mail, seperti pernah dialami oleh Tips Online, padahal cuma memberitahu kalau Tips Online terbaru sudah terbit

MasterCard segera menjalin hubungan dengan salah satu mesin pencari dan tempat berlabuhnya informasi situs, Excite

Pengantar Sistem Analis Bagian 11:
Sebagian simbol-simbol dokumentasi sistem sudah kita bicarakan edisi lalu. Jika kita kali ini masih bicara hal serupa, pasti karena simbol itu masih ada yang belum dibahas


Panduan membuat program aplikasi Akuntansi (bagian 3)

Apkomindo

Sedikit Tip Mengenai E-Mail
Segala Sesuatu yang Ingin Diketahui Seputar E-mail

(Tetapi kita takut untuk menanyakannya)

Jika Anda berkecimpung di bidang-bidang yang melibatkan minat publik sedemikian banyak, maka tak usah heran, jika tiap hari Anda akan banyak menerima kiriman surat listrik, e-mail, ini. Bisa saja surat-surat itu datang dari mitra kerja, pelanggan, konco-konco atau keluarga, yang tak hanya menyibukkan kotak surat Anda saja, tetapi cukup banyak yang minta balasan segala. Akan Anda bacakah semuanya, sementara Anda juga sibuk menyelesaikan pekerjaan harian Anda?

Tak sedikit e-mail datang dengan tawaran yang cukup menggiurkan, setidaknya ketika krisis keuangan sedang melanda hampir semua orang saat ini. Bayangkan, ada ajakan untuk memikirkan 'Make $$$ Working From Home!' dan 'Let's talk about that raise'. E-mail tersebut kadang juga datang dengan beberapa attachments yang tak kecil ukurannya, yang jika kita ingin membukanya membutuhkan tempo yang tak sedikit. Mari kita coba menguraikan semua hal tersebut. Atau Anda berniat untuk ganti dengan program mail yang lebih bagus? Jika memang demikian, maka ada urusan kecil yang harus diselesaikan, yaitu bagimana dengan buku alamat dan pesan-pesan yang selama ini Anda simpan. Dan semuanya itu memang baru sebuah permulaan saja.

Untuk tetap membuat Anda tak enggan berkirim surat melalui e-mail ini, maka pada artikel ini akan saya pilihkan tip-tip yang sesuai di tengah banyaknya aplikasi e-mail yang beredar saat ini. Misalnya, akan saya sampaikan mengenai bagaimana agar kita sedikit pintar menangani sistem mail khas yang dimiliki America Online, seperti kita menangani e-mail Internet yang diberikan oleh Microsoft dengan Outlook Express serta Internet Mail. Juga bagaimana menghadapi Messenger dan Mail yang dibuat oleh Netscape, dan Eudora Pro keluaran Qualcomm.

Karena memang belum ada program mail yang punya segala rupa, maka akan saya buat rincian sejumlah fasilitas tambahan (add-on) terbaik untuk keperluan e-mail, dan utilitas-utilitas video mail.

Tip satu, selalu kosongi kotak surat.

Seperti halnya sampah bahan-bahan beracun, semua file-file surat yang masuk tersimpan dalam komputer Anda tak bisa hilang begitu saja dengan sendirinya. Jadi, memang harus Anda buang sendiri. Berikut ini ada beberapa langkah yang harus Anda lakukan untuk membuang sampah-sampah digital tadi.

Prioritaskan. Pasti, tak semua surat memiliki kapasitas yang sama soal penting tidaknya surat-surat tersebut. Gunakan informasi yang tertera dalam 'perihal' atau 'subject' dari surat-surat yang masuk untuk dibuka. Lakukan hal tersebut setiap hari di awal hari kerja Anda, dan jangan tunda-tunda lagi. Soalnya masih banyak pekerjaan penting yang akan Anda kerjakan hari itu.

Ketika mempelajari surat-surat yang masuk, maka tak usah berpanjang pikir, hapus saja surat-surat yang sudah pasti cuma sampah saja nilainya. Itu namanya 'junk mail'. Surat-surat tersebut biasanya banyak terkirim, dan bukankah dulu sudah pernah Anda buka beberapa dari surat-surat model tersebut. Juga untuk perihal surat yang sudah pasti tak penting buat Anda.

Beberapa program mail, seperti AOL dan Outlook, memungkinkan Anda untuk men-download bagian judul yang berisi pesan-pesan saja. Fasilitas ini bisa Anda manfaatkan, sebelum nanti men-download isinya, kalau memang penting buat Anda.

Balas secepatnya. Jika dengan membalas surat tersebut akan menyebabkan Anda akan terbebas dari penerimaan surat-surat lanjutannya, maka segera saja lakukan untuk membalas e-mail tersebut. Ini akan mengurangi pekerjaan menghapus sampah-sampah di belakang hari. Jika Anda sungkan-sungkan membalas surat seperti itu, maka jangan salahkan orang lain yang akan mengubur Anda dengan timbunan surat-surat yang datang belakangan.

Hapus, sekali lagi, hapus. Jika pada e-mail tersebut sama sekali tak ada hal-hal yang Anda butuhkan nanti-nanti, seperti nomor telepon, tanggal jatuh tempo, atau petunjuk bepergian, cepat-cepat saja hapus surat tersebut. Jika mungkin, aturlah program mail dengan kemampuan menghapus sendiri secara otomatis terhadap surat-surat yang melewati jangka waktu tertentu. Katakan, untuk surat-surat yang umurnya sudah di atas tiga bulan.

Arsipkan sebagai file. Jika ada surat-surat yang ingin Anda simpan, arsipkan sebagai file-file, agar tak menetap di dalam kotak surat. Beberapa program mail punya fasilitas untuk membentuk sebuah folder yang sesuai dengan kebutuhan Anda, sehingga Anda bisa memilih surat-surat berdasarkan topik atau suatu proyek tertentu. Jika suatu saat proyek tersebut berakhir, maka arsipkan surat-surat tersebut, atau hapus.

Tip dua, hindari surat-surat yang tak senonoh.

Banyak e-mail yang tergolong tak senonoh, nyaris tak berarti sama sekali, yang disebut dengan istilah 'spam'. Hampir sebagian besar program e-mail memberikan fasilitas kepada Anda untuk menyaring pesan-pesan yang datang, memeriksanya dengan membandingkan terhadap daftar yang bisa kita buat sebagai pengirim-pengirim surat-surat sampah tadi, lalu segera membuangnya jika cocok dengan persamaan yang dilakukan tersebut.

Selain itu juga ada filter yang bisa dipakai justru untuk menandai surat-surat yang ingin Anda baca. Filter bisa diatur agar membunyikan alarm di komputer, manakala ada surat-surat masuk yang tergolong 'urgent' atau kalau ada pesan yang datang dari boss, misalnya. Atau juga bisa memindahkan pada folder yang Anda kategorikan sebagai prioritas tinggi yang harus Anda baca sebagai kewajiban utama hari itu juga.

Tip tiga, balas secara otomatis.

Ingin membalas surat tanpa harus menjawab dengan membuat surat balasan secara khusus? Cobalah buat sarana pembalas otomatis. Dengan filter tertentu yang akan melihat alamat-alamat tertentu, atau berdasarkan subyek (perihal), maka fasilitas tersebut akan menjawab surat tersebut secara otomatis pada pengirim tertentu, tetapi tidak untuk orang-orang tertentu, ibu Anda misalnya.

Tip empat, hindari kiriman surat-surat ukuran besar.

Untuk menghindarkan keterikatan Anda dengan hubungan telepon yang lama, dan yang akan memenuhi hard disk Anda, maka nyatakan pada program e-mail untuk mengabaikan pesan-pesan yang ukurannya besar, atau yang memiliki lampiran (attachments) yang lebih besar dari ukuran tertentu. Misalnya yang lebih besar dari 1MB, atau 100KB, bahkan, jika Anda benar-benar lagi suntuk. Sayangnya tak ada program e-mail yang bisa mengambil pesan-pesan besar yang sudah terabaikan tadi nanti-nanti, ketika Anda sudah punya waktu senggang.

Tip lima, hindari melakukan pengulangan.

Hindari pengetikan yang berulang-ulang untuk hal yang sama, seperti alamat-alamat e-mail yang sering Anda kirimi surat. Berikan kesempatan pada program e-mail untuk mengerjakan pengulangan pengetikan tersebut.

Tip enam, ingatlah password Anda.

Jika komputer Anda berada pada sebuah tempat yang benar-benar aman, misalnya di kantor ketika malam hari di ruang kerja Anda yang terkunci, atau di rumah, maka biasakanlah untuk menginstruksikan pada program e-mail untuk otomatis masuk ke dalam server, guna mengetahui adanya surat-surat masuk. Tetapi harap diingat, bahwa bisa-bisa ada pelayan di kantor yang akan memanfaatkan akun Anda, dengan password otomatis tadi.

Tip tujuh, manfaatkan buku alamat.

Buku alamat sangat penting. Tanpanya, maka Anda akan menemui kesulitan untuk membalas suatu surat tertentu yang pernah Anda terima minggu lalu, misalnya. Bisa-bisa Anda tak bisa menemukan alamat yang akan dikirimi surat tersebut. Lain kali, tambahkan nama pengirim dan alamat e-mail pada buku alamat, sehingga Anda tak perlu berburu ke segenap arsip surat-surat lama hanya karena ingin mengirimi surat pada seseorang.

Tip delapan, buat daftar.

Apakah Anda seing berkirim surat pada sekelompok orang tertentu? Buatlah sebuah daftar alamat (program mail Anda mungkin menyebutnya dengan istilah group atau distribution list), yang mengandung alamat-alamat mereka sehingga Anda tak harus mengetik setiap nama dari anggota kelompok tersebut setiap waktu.

Tip sembilan, biasakan melakukan menuliskan tandatangan sebagai identitas Anda sebagai pengirim.

Jika Anda terlibat pada sebuah daftar 'mailing list' Internet atau mengirim surat kepada seseorang yang berad di luar kantor Anda, tambahkan file 'tandatangan' (signature file atau sig) untuk pesan-pesan ke luar tersebut. Jangan lupa untuk menyertakan nama, jabatan, alamat, nomor telepon dan alamat e-mail Anda. Untuk menghindarkan adanya pemakaian secara tak berhak atas surat dengan identitas Anda tersebut, maka usahakan agar identitas tersebut menempati empat sampai lima baris dari surat Anda.

Tip sepuluh, buat buku alamat Anda bisa dikocok sesuai kebutuhan.

Apakah Anda juga memikirkan untuk sesekali mengubah program mail, tetapi sering pula mengalami kerepotan untuk menggunakan file buku alamat Anda agar sesuai dengan program mail baru yang hendak Anda pakai? Ada shareware seharga 20 USD, dari Interguru (bisa dikunjungi di www.interguru.com/mailconv.htm) yang bisa digunakan untuk mengkonversi file buku alamat dari dan pada suatu format tertentu sesuai kebutuhan, termasuk Eudora Pro, Microsoft Outlook Express, dan Netscape Messenger and Mail.

Tips sebelas, sarana mail yang ikut mengatur.

Hanya karena Anda menggunakan sebuah paket program e-mail tak berarti Anda harus terikat kepada feature yang dimilikinya, atau merasa kekurangan akan hal-hal tertentu. Semua software e-mail dapat melakukannya, sebuah utilitas akan melakukan hal yang lebih baik. Berikut ini sejumlah hal yang bisa dianggap cukup favorit.

E-ttachment Opener. Boleh dibilang ini ibarat sebuah pisau lipat tentara Swiss. Mampu men-dekode hampir semua bentuk attachment dari e-mail, yang memungkinkan Anda untuk melihat dan mencetak isinya. Anda dapat menggunakannya untuk melihat-lihat nama-nama file sebelum memekarkannya (decompressing), dan E-Mail File Extractor juga bisa melakukan teks yang dalam keadaan terkode (encode).

Mailjail, memungkinkan para pengguna Eudora dan Outlook 97 untuk membuang surat-surat tak berharga, spam. Mailjail memiliki filter sebanyak 400 buah yang mampu mendeteksi teks dan alamat yang bisa dikategorikan sebagai spam, yang selanjutnya program tersebut akan mendelete surat-surat yang tak disukai tersebut, atau mengirimnya ke file folder. Mailjail juga bisa 'diajari' untuk mengenali surat-surat yang menurut pertimbangan Anda termasuk kategori junk-mail, berdasarkan atas pesan-pesan yang Anda hapus. Bisa Anda download gratis untuk masa percobaan selama 30 hari.

Whew, adalah untuk semua orang yang pernah mencoba untuk mencari sebuah nomor telepon penting yang terakhir Anda lihat di sebuah e-mail, sekitar enam bulan silam. Bayangkan, jika itu adalah Anda, betapa frustrasinya bukan? Anda harus mencari ke segenap arsip surat, membacanya satu per satu. Whew akan menyimpan semua surat-surat yang diarsipkan pada sebuah file dan mengaturnya dalam sebuah indeks untuk kemudahan pencarian. Bisa digunakan untuk berbagai program e-mail, seperti Internet Mail, Outlook dan Exchange dari Microsoft, Mail dan Messenger dari Netscape, cc:Mail 8 dari Lotus, dan Eudora 4.0. dari Qualcomm.

Mailstart.Com. Bisa digunakan untuk penyelamat manakala Anda sedang berada di jalan dan notebook tak bisa dipakai. Bagaimana agar Anda tetap bisa menerima kiriman e-mail? Pinjam saja sebuah PC dengan akun Internet, lau putarlah MailStart.Com. Layanan gratis ini akan menghubungkan Anda pada server mail Anda dan menampilkan pesan-pesan yang baru diterima sebagai sebuah halaman Web. Paket layanan ini tidak bisa digunakan untuk menyimpan atau melacak apa-apa yang pernah Anda kirimkan, cuma cukup membantu untuk mengirim atau menerima pesan dalam keadaan yang kepepet.

Encryption Plus. bakal membantu Anda mengatasi keputusasaan Anda berkenaan dengan e-mail. Install program ini, dan masuki alamat e-mail dari penerima surat lalu lakukan enkripsi, dan kirimkan e-mail seperti biasa. Pesan-pesan keluar akan terproteksi oleh sistem enkripsi DES 56-bit, dan secara otomatis akan terurai bisa surat sudah diterima. Bagaimana hal itu terjadi? Tentu saja, si penerima harus juga menginstall program serupa di komputernya.

Mail Spy. Membantu menyelesaikan masalah tentang bagaimana memantau e-mail yang penting tanpa mengganggu pekerjaan Anda untuk memeriksa kotak surat. Nyatakan pada program gratis ini untuk berapa seringkah program harus mencari, dan akan mencoba menghubungi telepon server mail di operasi latar belakang (background) dari komputer saat itu, memeriksa adanya surat-surat baru, dan akan memberitahu akan keberadaannya.

Autospell. Secara otomatis akan memeriksa pesan-pesan keluar tentang kemungkinan adanya kesalahan eja. Bisa digunakan untuk hampir semua program mail, bahkan juga dengan Wordpad atau Notepad. Sebuah paket bantu yang sempurna bagi seseorang yang menekan tombol Send, semenit sebelum ia menyadari telah mengirimkan sebuah rahasia yang sangat besar. (edipur)