Ada yang marah kalau menerima e-mail, seperti pernah dialami oleh Tips Online, padahal cuma memberitahu kalau Tips Online terbaru sudah terbit

MasterCard segera menjalin hubungan dengan salah satu mesin pencari dan tempat berlabuhnya informasi situs, Excite

Pengantar Sistem Analis Bagian 11:
Sebagian simbol-simbol dokumentasi sistem sudah kita bicarakan edisi lalu. Jika kita kali ini masih bicara hal serupa, pasti karena simbol itu masih ada yang belum dibahas


Panduan membuat program aplikasi Akuntansi (bagian 3)

Apkomindo

Rancangan Desain Aplikasi Akuntansi

Serial Mendesain dan Memprogram Aplikasi Akuntansi dengan FoxBASE+ (Bagian 2)

Edisi lalu kita sudah bicara serba sedikit mengenai apa itu akuntansi. Bahkan kita juga sudah bicara mengenai bagaimana proses penyelenggaraan pengolahan datanya secara manual, dimulai dari pengenalan struktur perkiraan akuntansi, prosedur pencatatan hingga pengolahannya, serta berbagai jenis laporan keuangan yang lazim ada di aplikasi ini.

Kali ini kita akan bicarakan mengenai apa rencana kita dengan komputerisasi aplikasi akuntansi yang akan kita desain dan buat programnya nanti.

Kemudahan operasional berbantuan menu proses.

Untuk membantu operator menjalankan program sebuah aplikasi, maka kepada yang bersangkutan bisa dibantu dengan menyediakan sebuah menu, yang berisikan daftar pilihan proses, dengan menggunakan uraian yang mudah dipahami. Dengan demikian mereka tidak diharuskan melakukan pemahaman terhadap arus dari rutin proses aplikasi yang bersangkutan.

Pada beberapa sistem komputer, yang tidak menggunakan perangkat monitor sebagai alat bantu komunikasi antara operator dengan sistem (program) yang bekerja, maka operator harus dibantu dengan panduan berupa ‘run book’, yang menampilkan sebuah diagram alir proses, yang disebut ‘system flowchart’. Pada diagram alir tersebut akan terdiri dari komponen-komponen yang menggambarkan tahap-tahap proses di dalam aplikasi tersebut. Operator harus memanggil program-program tersebut, dengan namanya, di setiap tahap yang akan dilakukannya. Kekeliruan dalam memanggil program adalah salah satu resiko kekeliruan pengolahan data, yang tak jarang, berakibat fatal, sehingga harus tersedia panduan penyelamatan yang disebut ‘re-run’ atau ‘recovery procedure’.

Dengan berbantuan menu proses, seorang operator cukup mengetik karakter yang sesuai dengan masing-masing identitas proses yang tersedia. Program penampil menu dapat dibuat secara khusus, sehingga hanya menyediakan daftar pilihan yang benar saja, untuk menghindarkan operator dari kesalahan memilih tahap proses tertentu yang berakibat kacaunya proses pengolahan data.

Sebuah menu biasanya akan berisikan daftar pilihan proses yang secara sekilas menggambarkan tahapan proses secara keseluruhan. Sebuah aplikasi biasanya akan terdiri dari tahapan-tahapan proses yang berupa:

- tahap persiapan file induk
- mempersiapkan data-data mutasi
- melakukan proses peremajaan (updating) berdasarkan data mutasi
- penerbitan laporan
- pengarsipan, dan
- program utilitas.

File statis dan dinamis.

Di setiap aplikasi selalu terdapat file-file statis dan file dinamis. File statis adalah file-file yang sebagian besar status datanya hampir tidak berubah. Atau, jika berubah, frekuensinya sangat jarang sekali, dan tidak terjadi terhadap keseluruhan komponen datanya. Biasanya, file-file statis ini memuat identitas data yang disimpannya. Sebutan lain dari file ini adalah ‘master file’ atau ‘file induk’. Untuk aplikasi Akuntansi (yang sedang kita rencanakan kali ini), maka file statis tersebut bisa kita gunakan untuk menyimpan nomor-perkiraan, nama-perkiraan, golongan atay type perkiraan, serta jenisnya (rekening debet atau kredit), serta saldo. Data saldo jelas akan mengalami perubahan. Namun data-data lain yang tidak berubah, jumlahnya lebih banyak.

Sementara, file dinamis adalah file yang memiliki perubahan isi yang frekuensi perubahannya (sangat) tinggi. Antara file hari ini dengan hari yang lain sudah dipastikan sangat jauh berbeda. File dinamis juga disebut ‘transaction file’ atau ‘file mutasi’. Semua perubahan dan transaksi yang terjadi akan disimpan di dalam file ini. Proses peremajaan, updating, akan dilakukan melalui file ini terhadap file induk.

Proses peremajaan.

Proses peremajaan, atau updating, adalah proses pembaharuan terhadap satu atau lebih komponen data dari file induk, sehubungan dengan adanya perkembangan data yang terjadi dalam suatu periode pengolahan data sebuah aplikasi. Pada aplikasi akuntansi, proses peremajaan ini disebut proses ‘posting’.

Berdasarkan petunjuk nomor perkiraan, maka akan dilakukan perubahan atas posisi saldo perkiraan yang bersangkutan dari file induk, berdasarkan nilai mutasi atas perkiraan tersebut.

Penerbitan laporan.

Laporan-laporan keuangan yang biasa diterbitkan dalam sebuah aplikasi akuntansi terdiri dari laporan-laporan Neraca, Laba/Rugi, Buku Besar, serta Neraca Percobaan. Selain itu, sesuai dengan kebutuhan, bisa juga didesain berbagai laporan lain yang sesuai dengan sistem informasi yang berlaku pada perusahaan yang bersangkutan.

Pengarsipan.

Karena sebuah aplikasi berlangsung dari suatu periode ke periode lainnya, maka diperlukan sebuah menu pilihan proses untuk menyimpan (mengarsipkan) data-data yang terjadi pada periode yang akan berakhir (sebelum masuk ke periode baru).

Data-data simpanan tersebut akan digunakan untuk keperluan mendukung proses ulang atas data-data periode sebelumnya, jika ditemukan adanya sesuatu yang mengharuskan dilakukan proses ulang tadi.

Program utilitas.

Nama aslinya adalah ‘utility’, yang artinya program bantu. Ada ebberapa pekerjaan yang bersifat teknis administratip, dan operasional, yang memerlukan perlakuan tertentu agar dimasukkan dalam desain sebuah aplikasi. Program utilitas bukan bagian dari prosedur aplikasi tersebut. Dalam rencana aplikasi ini, maksudnya, adalah bukan bagian dari prosedur akuntansi. Misalnya program untuk mengarsipkan, dan lain sebagainya.

Posting secara otomatis.

Salah satu ciri yang akan dikembangkan dalam desain aplikasi akuntansi kita kali ini adalah prosedur posting yang akan berlaku secara otomatis. Pengertian otomatis ini adalah bahwa petugas pembukuan tidak harus mencari-cari nomor rekening (perkiraan) lalu memasukkan dan mencatat saldo serta mutasinya pada perkiraan tersebut. Sebaik mutasi dimasukkan, maka sistem akan melakukan validasi atas pemberian nomor perkiraan yang akan menjadi penanggungjawab atas mutasi tersebut, yang jika sudah benar segera akan melakukan peremajaan atas nilai saldonya.

Dengan perlakuan posting otomatis ini akan membuat program akuntansi ini jauh berbeda dibanding dengan pekerjaan secara manual, yang memerlukan rangkaian yang sangat panjang dan seringkali membuat kesalahan, yang menyebabkan harus diulangnya semua proses dari awal.

Dengan proses posting otomatis ini, maka pekerjaan petugas hanya memasukkan data mutasinya saja berdasarkan bukti-bukti jurnal mutasi keuangan yang diterimanya. Sebaik sebuah mutasi sudah selesai dimasukkan, maka dengan posting otomatis ini, maka laporan-laporan keuangan sudah bisa dilihat perubahannya. Pada penyelenggaraan sistem secara manual, proses pelaporan hanya bisa dilakukan setelah periode (bulanan) berakhir, dan semua data sudah di-posting. Seringkali malah baru pertengahan bulan, atau akhir bulan berikutnya, laporan-laporan keuangan bulan sebelumnya baru bisa dihasilkan. Dengan posting secara otomatis, maka pada menit di mana mutasi selesai dimasukkan, maka laporan sudah bisa dilihat.

Menu utama program aplikasi akuntansi.

Menu utama program aplikasi akuntansi yang akan kita buat akan terlihat sebagai berikut:

Program aplikasi akuntansi yang akan kita buat ini akan menggunakan bahasa pemrograman FoxBASE+, sebuah bahasa pemrograman yang saat ini paling luas digunakan di aplikasi-aplikasi PC. Program utama dari aplikasi ini kita namakan GL.PRG, yang artinya program 'General Ledger', sebuah istilah lazim tentang akuntansi umum ini.

Listing program untuk menghasilkan menu di atas adalah sebagai berikut:

* GL : PENGOLAHAN DATA AKUNTANSI
*
CLOSE DATABASE
SET COLOR TO W
CLEAR
NM='General Ledger Systems'
AL='Versi Tips Online'
KO='Surabaya'
SET STATUS OFF
SET TALK OFF
SET SAFETY OFF
SET DELETED ON
SET EXACT OFF
SET DEVICE TO SCREEN
SET DATE BRITISH
SET MENU ON
CLEAR
SET COLOR TO GR+
@ 1,0 SAY NM
@ 1,70 SAY ‘GL’
@ 2,0 SAY AL
@ 3,0 SAY KO
SET COLOR TO W+
@ 8,0 SAY ‘PENGOLAHAN DATA AKUNTANSI’
SET COLOR TO R+
@ 9,0 SAY REPLICATE(‘-’,80)
SET COLOR TO GR+*
TG=DATE()
@ 13,0 SAY ‘Tgl.Proses : ‘ GET TG
SET COLOR TO W
READ
IDEN=’Edi Purwono - 031-734-1483'
GL=.T.
DO WHILE GL
SET COLOR TO W
CLEAR
SET COLOR TO GR+
@ 1,0 SAY NM
@ 1,70 SAY ‘GL’
@ 2,0 SAY AL
@ 2,70 SAY TG
@ 3,0 SAY KO
SET COLOR TO W+
@ 5,10 SAY ‘PENGOLAHAN DATA AKUNTANSI’
SET COLOR TO R+
@ 6,0 SAY REPLICATE(‘-’,80)
SET COLOR TO W+/W+
@ 7,0 CLEAR TO 21,79
SET COLOR TO W+/B+
@ 8,2 CLEAR TO 20,77
@ 10,10 PROMPT ‘1. Pengelolaan File Induk’
@ 11,10 PROMPT ‘2. Pengelolaan Mutasi Keuangan’
@ 12,10 PROMPT ‘3. Penerbitan Laporan-Laporan Keuangan’
@ 13,10 PROMPT ‘4. Penutupan Periode’
@ 14,10 PROMPT ‘5. Reorganisasi File Index’
@ 19,60 PROMPT ‘0. Selesai’
MENU TO PP
DO CASE
CASE PP=1
DO GL1
CASE PP=2
DO GL2
CASE PP=3
DO GL3
CASE PP=4
DO GL4
CASE PP=5
! DEL *.NTX
CASE PP=6
CLEAR
SET COLOR TO W
EXIT
ENDCASE
ENDDO

Bagaimana penjelasan atas program di atas? Kita bahas di edisi depan saja. Sampai ketemu. (edi purwono)