Ada yang marah kalau menerima e-mail, seperti pernah dialami oleh Tips Online, padahal cuma memberitahu kalau Tips Online terbaru sudah terbit

MasterCard segera menjalin hubungan dengan salah satu mesin pencari dan tempat berlabuhnya informasi situs, Excite

Pengantar Sistem Analis Bagian 11:
Sebagian simbol-simbol dokumentasi sistem sudah kita bicarakan edisi lalu. Jika kita kali ini masih bicara hal serupa, pasti karena simbol itu masih ada yang belum dibahas


Panduan membuat program aplikasi Akuntansi (bagian 3)

Apkomindo

Teknik Pendokumentasian Sistem

Pengantar Sistem Analisis dan Desain

Bagian 11

Sebagian dari simbol-simbol pendokumentasian sistem sudah kita bicarakan edisi lalu. Jika kita kali ini masih bicara hal serupa, pasti karena simbol itu masih ada yang belum dibahas.

Edisi lalu kita bicarakan simbol-simbol terminal, processing, document, decision, dan predefined process. Kali ini kita bicarakan simbol lainnya, seperti :

Input/Output. Simbol ini digunakan untuk adanya proses pembacaan data file input, atau melakukan penulisan pada file keluaran (output).

Clerical Operation. Simbol ini digunakan untuk menjelaskan adanya proses manual yang terjadi dalam rangkaian proses tersebut. Misalnya, tentang adanya pemeriksaan secara fisik oleh petugas atas suatu hasil laporan tertentu, sebelum dilanjutkan ke langkah proses berikutnya.

Punched Card. Punched card adalah media penyimpan data berbentuk kartu, terbuat dari kertas tebal, dengan perekaman data yang akan membentuk lubang-lubang. Punched card sudah jarang digunakan di mesin-mesin komputer modern saat ini. Meski demikian, di sejumlah instalasi yang menggunakan komputer-komputer generasi lama, media ini masih lazim dipakai. Punched card mulai diperkenalkan oleh DR Herman Hollerith pada tahun 1870, dan masih digunakan sampai sekarang.

Direct Access Device. Dipakai untuk menandakan adanya media direct access (hard disk) yang digunakan untuk pengoperasian file pada tahap tersebut.

Online Keyboard. Simbol ini digunakan untuk menyatakan adanya intervensoi proses yang harus diberikan oleh operator, pada saat berlangsungnya suatu rangkaian proses di komputer.

Display. Menandakan digunakannya media layar (monitor, display) untuk menyajikan suatu informasi tertentu.

Perforated Tape. Salah satu media penyimpan data. Secara fisik berbentuk seperti pita, terbuat dari kertas. Cara perekaman data seperti pada punched-card, yaitu berlubang.

Magnetic Tape. Merupakan media penyimpan data magnetik, berbentuk pita. Mampu menyimpan data dalam jumlah besar, namun tidak dapat digunakan untuk proses secara direct access, seperti pada hard disk, atau disket. Pada era komputer modern dewasa ini, magnetic tape lebih banyak dipakai untuk media pengarsipan (back-up) saja.

Off-page Connector. Simbol yang menandakan adanya suatu hubungan rangkaian langkah proses, yang harus berlanjut di halaman lain. Sebuah diagram sistem yang besar acapkali tak bisa dimuatkan secara sekaligus dalam sebuah lembar kertas. Jika lanjutan suatu langkah terpaksa harus dilanjutkan di lembar lain, maka perlu menggunakan simbol ini. Misalnya, di halaman 1 ada diperlukan adanya simbol tersebut, maka pada penulisan simbol ini harus diberikan suatu tanda tertentu pada bidang yang ada di tengahnya. Misalnya, huruf ‘A’. Nanti, di halaman lain sebagai penyambungnya, juga ada simbol serupa, dengan kode ‘A’ yang sama pula. Kodeyang sama ini untuk emmbantu pembaca diagram ini untuk mengetahui kelanjutan langkah proses yang terpaksa harus keluar dari halaman 1 tadi.

Connector. Serupa dengan Off-Page Connector, yang gunanya adalah untuk menyambung suatu rangkaian langkah proses. Tetapi simbol ini dipakai hanya untuk sambungan yang ada di halaman yang sama. Cara penggunaannya sama, yaitu dengan membubuhkan suatu tanda tertentu yang sama, baik pada saat hubungan tadi terputus, atau di sambungannya. Simbol ini dipakai agar penggambaran flowchart di lembar tersebut tidak ruwet, karena adanya garis-garis yang saling menyilang di antara garis yang lain.

Keying Operation. Simbol ini digunakan untuk menandakan adanya pekerjaan perekaman data. Seperti data-entry operation.

Off-Line Storage. Digunakan untuk menandakan adanya media penyimpan data yang harus disimpan dalam arsip.

Metoda Dokumentasi pada fase Analisis.

Selama fase analisis sebuah sistem, maka seorang Sistem Analis akan mempelajari bagaimana sistem dan prosedur pengolahan data saat ini (existing system, present system) diselenggarakan. Semua hal yang dipelajarinya tersebut perlu dicatat dan didokumentasikan secara benar, untuk memudahkan yang bersangkutan mempelajari sistem yang dipelajarinya itu.

Catatan dapat berupa diagram-diagram, yang menggambarkan pola aliran yang bekerja dalam sistem ‘lama’ tadi. Catatan ini juga sangat perlu bagi sistem analis untuk mengetahui, bahwa sudah tak ada lagi hal-hal yang tersisa yang belum digali, sehingga dapat dipakai untuk memahami bagaimana perilaku sistem lama itu.

Sejumlah metoda dokumentasi yang bisa dimanfaatkan selama fase analisa sistem lama tersbeut terdiri dari catatan sebagai berikut :

Procedure Flowchart. Dokumentasi ini merupakan diagram yang menggambarkan semua langkah prosedur manual, punch card, komputer, yang terjadi dalam seluruh kegiatan pengolahan data terkomputerisasi yang sudah ada. Procedure Flowchart bisa dipakai untuk mencatat sistem lama, dan juga sebagai alat bantu menyampaikan usulan sistem baru yang akan dirancang kemudian. Flowchart ini merupakan metoda yang bersifat umum.

Process Flowchart atau disebut Schematic Diagrams. Hanya digunakan untuk menggambarkan operasi pengolahan data yang dikerjakan dengan komputer saja. Process Cahrt ini bersifat rangkuman secara umum gambaran aliran proses pengolahan data dengan komputer. Diagram ini merupakan induk dari penggambaran detail kemudian.

Pada umumnya Process flowchart ini digunakan sebagai alat bantu untuk menyampaikan ilustrasi sistem secara umum, pada saat pengajuan usulan. Merupakan metoda yang umum berlaku, tanpa menyertakan keterangan secara rinci dari sistem yang bersangkutan.

Grid Chart. Dokumentasi ini digunakan untuk memudahkan pemberian gambaran mengenai hubungan yang terjadi di antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lain. Juga hubungan antara file data yang satu dengan file data lainnya. Hubungan item dengan item lain, file dengan dokumen, serta hubungan antara prosedur dengan user bisa pula digambarkan melalui metoda dokumentasi ini.

Melalui grid chart ini akan mudah didapat gambaran, pada langkah-langkah manakah telah terjadi proses yang tumpang-tindih dan terduplikasi. Juga bisa diketahui pula pada fase manakah dari sistem itu telah terjadi proses integrasi antara sejumlah data yang ada. Bahkan, akan diketahui pula mengenai adanya data-data, file-file, atau item-item data yang sudah dipersiapkan, tetapi ternyata sama sekali tidak termanfaatkan dalam penggunaannya lebih lanjut. Misalnya, ada beberapa laporan yang sudah dibuat, ternyata tak dibaca oleh user di bagian manapun.

Pembaca, rasanya, sih, masih ada metoda dokumentasi lain di fase analisa sistem ini. Tetapi karena butuh ruang yang lumayan luas, maka bagusnya kita bahas di edisi depan saja. (edipur)