Y2K, atau Millenium Bug, sebuah petaka yang bakal melanda banyak sistem komputer

Lewat Xeon Intel berharap bakal memperbesar kantungnya. Ini adalah nama baru dari keluarga processor keluaran Intel.

Pengantar Sistem Analis (Bagian 12) bicara soal teknik dokumentasi perencanaan sebuah sistem, antara lain menggunakan Data Analysis Sheet.

Panduan membuat program aplikasi Akuntansi (bagian 3)

Apkomindo

Teknik Pendokumentasian Sistem

Pengantar Sistem Analis dan Desain
Bagian 12

Dokumentasi sebuah sistem merupakan salah satu persyaratan penting yang harus ada dalam kegiatan komputerisasi. Dokumentasi akan menjadi acuan utama, baik dalam proses perancangan sistem, hingga nanti, jika akan dilakukan perubahan, pemeliharaan, serta pengambangan sistem lebih lanjut.

Edisi lalu kita bicarakan sejumlah perangkat untuk melakukan pendokumentasian sistem, yang terdiri dari Procedure Flowchart, Process Flowchart, dan Grid Chart. Kali ini kita lanjutkan dengan metoda pendokumentasian yang lain, yaitu Document Analysis Data Sheet dan Data Analysis Sheet.

Document Analysis Data Sheet

Document Analysis Data Sheet merupakan alat bantu paling penting untuk menyusun Documen Flowchart, yang menggambarkan aliran data yang berasal dari masing-masing dokumen data masukan, dimulai dari



sumber dokumen yang bersangkutan, pengguna dokumen tersebut, atau bagian mana saja yang nantinya akan mengarsipkan dokumen tersebut. Pencatatan ini dilakukan untuk semua dokumen yang nanti akan terlibat dalam aplikasi ini, di semua seksi dalam organisasi perusahaan yang bersangkutan.

Berdasarkan catatan-catatan dokumen tersebut, maka juga akan diperoleh suatu gambaran yang jelas tentang pola hubungan data-data dalam dokumen-dokumen tersebut, satu dengan yang lainnya. Selanjutnya, gambaran aliran proses dokumen-dokumen tadi akan memberikan kejelasan soal aliran data, yang berasal dari sumber-sumber yang berupa dokumen, dimulai dari sumber dokumen yang bersangkutan, hingga menjadi output akhir. Gambaran tersebut dilakukan melalui sebuah diagram alir (flowchart).

Data Analysis Sheet.

Lembar dokumentasi yang bernama Data Analysis Sheet merupakan dokumen yang berbentuk sebuah grid-chart. Daftar hasil keluaran (output)



dari aplikasi ini akan dicatat di kolom sebelah kanan. Sementara data-data masukan, yang nantinya akan membentuk keluaran tadi akan ditempatkan di bagian tengah lembar formulir dokumentasi.

Setiap kebutuhan akan data-data item tertentu di berbagai keluaran (yang berada di sebelah kanan) diberikan tanda-tanda, yang menyatakan adanya kebutuhan tersebut. Keluaran-keluaran yang tak memerlukan data item tersebut dibiarkan kosong saja.

Dengan cara tersebut, maka dapat diketahui tentang jenis-jenis data apa sajakah yang akan terdapat dalam suatu keluaran (laporan) tertentu, dan keluaran-keluarannya yang lain. Dengan cara ini pula kita bisa mengetahui, bahwa informasi suatu item data bisa diketahui di keluaran yang mana saja. Ini sangat penting dalam membahas keluaran-keluaran tersebut.

Setelah mengetahui kebutuhan item data yang harus ada di sejumlah keluaran-keluaran dari aplikasi yang bersangkutan, maka giliran berikut, dalam proses pendokumentasian sistem yang ada kaitannya dengan Data Analysis Sheet, maka di sebelah kiri dibuat kolom-kolom yang memuat daftar dokumen (file) masukan, yang akan memberikan kontribusi terhadap aplikasi ini.

Sama halnya dengan pemberian tanda-tanda pada kebutuhan item-data pada keluaran sebelumnya, maka kali ini kita juga akan membuat catatan mengenai dari dokumen mana sajakah item-item data tertentu akan diperoleh.

Dengan bentuk pencatatan seperti ini, maka dengan mudah akan diketahui mengenai hubungan apa yang terjadi antara dokumen-dokumen (file) input dengan keluaran (laporan) aplikasi yang bersangkutan. Pendokumentasian bentuk ini juga akan mempermudah mengetahui jika ada sumber-sumber data yang ternyata terduplikasi sehingga menimbulkan kerancuan, sumber manakah yang akan dipakai.

Juga, akan diketahui mengenai bentuk-bentuk keluaran tertentu yang ternyata sudah dilaporkan oleh bentuk yang lain, sehingga keluaran tersebut sebenarnya cukup dibuat satu kali saja, agar aplikasinya bisa efisien.

Hal penting lain dari pendumentasian data-datayang diperoleh melalui survai dengan bentuk ini adalah dapatnya dengan mudah diketahui jika ada keluaran-keluaran baru yang harus dipikirkan, agar aplikasi ini mencapai sasarannya. Ini bisa diketahui dari daftar keluaran yang ada, mempelajari maksud dan tujuan keluaran tersebut, lalu secara keseluruhan membuat kesimpulan terhadap peran yang mampu diberikan untuk mendukung aplikasi tersebut.

Juga, dengan pendokumentasian ini akan diketahui, perlu adanya dokumen-dokumen masukan yang baru, karena ternyata adanya kebutuhan akan suatu item data tertentu yang tak jelas diberikan oleh dokumen input mana.

Pembaca, untuk dokumentasi dalam perancangan sistem masih ada yang lain yang harus dibicarakan. Kita tunda pembicaraan tersebut hingga edisi mendatang. OK? (edipur)

Larry dan konconya, Dave Grusin, sedang berancang- ancang menggebrak distribusi dan penjualan musik melalui Internet.



Microsoft meninjau kembali kontrak- kontrak, dan yang mengharuskan mengurangi promosi situs mereka tentang browser Netscape



Berkali-kali cuma mensubsidi sampai ratusan juta USD untuk JavaSoft, kini Sun berniat memperoleh untung dari Java-nya



JavaSoft ditantang Hewlett Packard yang segera membentuk Java Virtual Machine, yang akan digunakan di banyak peralatan berbasis teknologi Java





Redaksi Tips ONLINE
Jl. Darmo Permai Utara XVII/31 - Surabaya
Telp. 031-734-1483


Suka nggak suka, cocok nggak cocok, imili kami

Terbit sejak 5 Maret 1998

Edisi ini telah dibaca oleh kunjungan pembaca yang ke: